Exclusivo: 5 dicas para reduzir riscos em acordos digitais de empresas
O Dia da Internet Segura, celebrado nesta terça-feira (11), busca conscientizar as pessoas sobre a importância da proteção em ambientes digitais. O tema não é menos relevante para empresas, que precisam privilegiar a gestão de acordos digitais, não somente pela sensibilidade e confidencialidade dos arquivos, mas também por serem um alvo valioso para fraudadores, golpistas e cibercriminosos.
A alerta da Docsign reverbera um estudo encomendado pela empresa ao IDC e que aponta que 83% dos especialistas da área jurídica consideram a segurança o recurso mais valioso. Essa preocupação ocorre em um momento em que os golpes digitais estão crescendo – há uma média de 7 mil ataques a senhas por segundo, e os ciberataques cresceram 400% ao longo de 2024, segundo estudo da Microsoft.
Considerando esse cenário, Norbert Otten, diretor de soluções da Docusign na América Latina, dá dicas para a segurança da jornada de acordos digitais:
- Selecionar plataformas confiáveis
A gestão digital de acordos atende melhor aos critérios de compliance do que a gestão física, diz o executivo, já que o acesso à informação é mais rápido e é possível configurar parâmetros de disponibilidade do documento, ou seja, quem pode acessar, em que momento, em qual capacidade etc. Mesmo assim, os acordos precisam estar em uma plataforma adequada, que esteja disponível e assegure a confidencialidade da informação às partes envolvidas, além de adotar criptografia e segregação avançadas.
- Realizar o descarte de dados adequado
Às vezes, os dados precisam ser descartados. Eles podem estar desatualizados, corrompidos, irrelevantes ou sujeitos a leis que protegem as informações do consumidor. Embora eles não sejam mais valiosos ou úteis para sua organização, ainda podem ser alvo de hackers. É preciso ter certeza de que sua empresa está fazendo o descarte de maneira adequada para proteger todas as partes interessadas de seus dados, explica Otten.
Informações confidenciais também podem ser armazenadas em dispositivos (discos rígidos, computadores, telefones etc.) que precisam ser apagados ou destruídos de acordo com padrões atualizados. A equipe precisa trabalhar em conjunto com os fornecedores de seu sistema de acordos para garantir que todos os dados descartados sejam irrecuperáveis.
- Controle de acesso
Para garantir a segurança, a adoção de tecnologia de verificação de identidade deve ser reforçada, diz o executivo. Uma plataforma eficiente de acordos usa protocolos de segurança em camadas, autenticação multifatorial e acesso com base na função para controlar exatamente quais pessoas visualizam um conteúdo específico.
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No caso dos acordos, por encerrar informações privilegiadas, o uso de uma tecnologia de verificação de identidade com validação de prova de vida (IDV Liveness), aumenta um degrau na segurança. Além de garantir que apenas as pessoas certas possam acessar os dados do acordo, a tecnologia também deve manter um registro detalhado de ações, incluindo atividades autorizadas, não autorizadas e suspeitas.
- Escolher plataformas de acordos que consigam restabelecer sistemas
Se um elemento do conjunto de soluções para acordos falhar, os dados podem estar em risco. E a cada nova ferramenta adicionada, o risco de interrupção aumenta. Plataformas modernas de acordos aumentam a confiabilidade estabelecendo vários data centers globais para balancear a carga de processamento e estabilizar o sistema com redundâncias. Isso diminui o risco de um único ponto de falha e acelera a replicação de dados.
No entanto, eventos inesperados podem ocorrer, incluindo erros internos, falhas de parceiros de tecnologia, desastres naturais, entre outros. Portanto, fornecedores de acordos devem ter um plano para esses eventos, incluindo testes regulares e um processo de recuperação de dados.
- Utilizar provedores de assinatura eletrônica
O nível de segurança da assinatura eletrônica varia de acordo com o provedor, por isso é importante escolher um parceiro que tenha uma segurança robusta e proteção integrada em todas as áreas de seus negócios. O ideal é que ele ofereça medidas de segurança física, para proteger sistemas e edifícios onde os sistemas estão. Também proteger dados e processos que armazenados nos sistemas e ter certificações e processos de segurança.
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