Não faça você mesmo: o truque para garantir o alinhamento dos negócios

Imagine o seguinte: um CIO recém-contratado de uma grande empresa da Fortune 500 se reúne com todos os executivos de nível C da empresa no escritório do CEO. Durante o encontro, depois de dizer que espera marcar um encontro individual com todos eles para discutir suas ideias sobre o departamento de TI, ele percebe um pouco de indiferença entre as pessoas na sala.

Refletindo sobre isso após a reunião, ele se senta com a CEO e pergunta como ela avaliaria o desempenho de TI até o momento. Sem hesitar, ela diz que foi a responsável pela mudança na liderança de TI. O departamento não estava sincronizado com a corporação e todos os seus VPs disseram a ela que a TI não estava desenvolvendo os sistemas necessários para o sucesso da corporação.

Ela continua: “Não ouvi dizer que as vendas não estão vendendo os produtos certos ou que a manufatura não está fabricando os produtos corretos. Por que é sempre a TI que não está alinhada com o negócio?”

Ela, juntamente com todos os outros executivos de nível C com quem o CIO se encontra nas próximas semanas, diz a ele que espera que ele seja mais capaz de determinar as necessidades de TI da empresa e desenvolver os sistemas de que a empresa precisa para atingir seus objetivos.

O que o CIO deve fazer para resolver esse problema? O que você faria?

Entre no comitê de direção de TI

Depois de décadas liderando TI, encontrei apenas duas soluções para o problema enfrentado por nosso hipotético CIO: pesquisar e aprender cada requisito de cada departamento entrevistando todos os tomadores de decisão ou criar um comitê de direção de TI (ITSC) composto por todos os subordinados diretos do CEO para usar seus conhecimentos combinados para chegar a um consenso sobre quais prioridades de TI atingirão as metas da corporação.

Para os CIOs que desejam fazer TI sozinhos, escolha o primeiro caminho. Mas minha recomendação é adotar o ITSC porque o primeiro método não garante que você abordará corretamente as questões corporativas mais importantes.

Há muitas maneiras de implementar um ITSC, mas para começar, você e os membros de seu comitê devem trabalhar juntos continuamente em um plano estratégico até que o grupo de planejamento possa finalizar um plano imediato de um ano que seja aprovado por todos os departamentos.

Em seguida, cada departamento deve pegar esse plano de um ano e decidir quais recursos são necessários para atingir seus objetivos — um processo que deve incluir conversas com a TI para ajudar a determinar o que é necessário.

Esses requisitos devem então ser examinados pelos chefes de departamento de TI e seniores para determinar as estimativas iniciais de tempo e custo, juntamente com o ROI esperado, que deve ser de responsabilidade do departamento solicitante.

Com esses planos agora submetidos ao ITSC, o comitê, que lembramos ser composto por todos os subordinados diretos do CEO ou do COO para garantir que todos os departamentos sejam incluídos, determina se os sistemas solicitados realmente representam o que a empresa precisa e na velocidade que eles são necessários. Ao fazer isso, o comitê pode determinar se a equipe é suficiente ou se são necessários recursos adicionais para atingir as metas planejadas.

Observe que o orçamento operacional de TI não deve ser finalizado até que o ITSC conclua este trabalho.

Se esse processo for seguido, não há como a agenda de TI ficar desalinhada com os objetivos corporativos. Se não estiver alinhado, a culpa é dos principais líderes da corporação, não da TI.

Como lidar com chutes e gritos

Inevitavelmente, você pode lidar com objeções a esse processo, pois alguns líderes de negócios podem se opor a assumir o que consideram ser o trabalho de TI ou eles podem sentir que o processo não resultará no tipo de solicitação espontânea de necessidades de tecnologia que eles acham que preferem impor a você.

Deixe-me abordar a gama de preocupações que você provavelmente encontrará.

‘Não tenho tempo para fazer o trabalho de TI’: É tarefa de todo executivo de nível C garantir que os sistemas certos estejam em vigor para cumprir o plano estratégico da empresa. Há uma legião de empresas que perderam negócios porque seus sistemas de computador não se mantiveram atualizados com as forças competitivas em seu setor. O software antigo de uma companhia aérea nas notícias recentes pode ser um bom exemplo. E não é apenas a TI que está lidando com as consequências.

Além disso, é uma loucura pensar que os CIOs de hoje serão tão inteligentes que sozinhos poderão determinar os melhores sistemas de TI para a empresa. Para isso, os líderes empresariais devem defender seu lado da conversa. O ITSC dá a eles a oportunidade de ajudar a definir a agenda de TI para suas próprias necessidades — e os mantém nisso.

‘A TI é muito rígida. Nossos planos mudam o tempo todo’: Isso pode ser verdade para o seu negócio, e a TI deve estar preparada para mudar as prioridades o mais rápido possível. Mas o ITSC fornece uma estrutura para garantir que as mudanças no plano sejam estratégicas, totalmente verificadas com o envolvimento da linha de negócios e priorizadas.

‘Não entendo de tecnologia. Isso é trabalho de TI’: Sim, os executivos seniores não precisam entender como a salsicha é feita. Mas eles devem garantir que a salsicha certa seja feita. O ITSC nada tem a ver com bits e bytes, mas sim com o melhor aproveitamento dos recursos da empresa, neste caso TI, que é tarefa de todo executivo.

‘Como devo saber quais novas tecnologias existem para explorar?’: Lembre-se, o CIO deve ser membro do ITSC e tem um papel duplo: (1) participar e opinar sobre o que a empresa precisa e (2) ser atualizado sobre tecnologias emergentes disruptivas.

Dito isso, os executivos de nível C devem pelo menos tentar estar cientes das tecnologias emergentes em sua área e trazê-las à atenção da TI.

O sucesso está em compartilhar o fardo

Dada a importância da tecnologia para o sucesso dos negócios hoje, se uma empresa sente que é certo permitir que o CIO tome todas as decisões de priorização de TI, ela está colocando o futuro da empresa apenas nas mãos do CIO.

Certamente, o CIO deve ter voz nessas decisões, mas a agenda deve ser conduzida pelo consenso corporativo. A maioria dos sistemas de TI leva muito tempo para implementar e muitos recursos corporativos. E uma vez instalado e funcionando, qualquer sistema de TI será o método que a empresa usará para fazer seus negócios por muito tempo.

Existem muito poucas iniciativas nas quais uma empresa embarca hoje que não envolvam sistemas de TI. Ao estabelecer um ITSC, não apenas sua organização estará melhor posicionada para capitalizar seus objetivos, mas também nunca será perguntado ao CIO por que a TI não está trabalhando em um projeto específico, porque todos estavam envolvidos nessas decisões como parte do comitê de direção.

Em meu livro The 9 1/2 Secrets of a Great IT Organization, o subtítulo diz “Don’t Do IT Yourself”. A TI deve ser considerada parte integrante da corporação moderna e deve aceitar o julgamento de todos os departamentos para garantir que a empresa possa atingir seu potencial e atingir as metas corporativas.