Gerenciamento de projetos: dicas, ferramentas, práticas recomendadas

O gerenciamento de projetos é uma disciplina de negócios que envolve a aplicação de processos, conhecimentos, habilidades, técnicas e ferramentas específicas para entregar com sucesso resultados que atendam aos objetivos do projeto. Os profissionais de gerenciamento de projetos conduzem, orientam e executam as metas de valor agregado identificadas pela empresa, aplicando processos e metodologias para planejar, iniciar, executar, monitorar e encerrar todas as atividades relacionadas a um determinado projeto de negócios em alinhamento com os objetivos estratégicos gerais da organização.

Etapas de gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos é dividido em cinco fases ou ciclo de vida. Cada fase se cruza com qualquer uma das 10 áreas de conhecimento, que incluem: integração, escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicação, aquisição de riscos e gestão das partes interessadas. As fases, processos e áreas de conhecimento associadas fornecem uma abordagem organizada para os gerentes de projeto e suas equipes trabalharem nos projetos, de acordo com o seguinte esquema:

Fase inicial:

• Gerenciamento de integração: Desenvolver o termo de abertura do projeto.
• Gestão das partes interessadas: Identificar as partes interessadas.

Fase de planejamento:

• Gerenciamento de integração: Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto.
• Gerenciamento de escopo: Definir o escopo, criar a estrutura analítica do projeto (WBS), reunir os requisitos.
• Gestão do tempo: Planejar e desenvolver cronogramas e atividades, estimar recursos e cronogramas.
• Gestão de custos: Estimar custos, determinar orçamentos.
• Gestão da qualidade: Identificar requisitos de qualidade.
• Gestão de recursos humanos: Planejar e identificar as necessidades de recursos humanos.
• Gerenciamento das comunicações: Planejar as comunicações das partes interessadas.
• Gestão de riscos: Realizar análises de riscos qualitativas e quantitativas, planejar estratégias de mitigação de riscos.
• Gerenciamento de aquisições: Identificar e planejar as aquisições necessárias.
• Gestão das partes interessadas: Planejar as expectativas das partes interessadas.

Fase de execução:

• Gerenciamento de integração: Direcionar e gerenciar todo o trabalho do projeto.
• Gestão da qualidade: Desempenhar todos os aspectos da gestão da qualidade.
• Gerenciamento de recursos humanos: Selecionar, desenvolver e gerenciar a equipe do projeto.
• Gerenciamento de comunicações: Gerenciar todos os aspectos das comunicações.
• Gestão de aquisições: Assegurar as aquisições necessárias.
• Gerenciamento das partes interessadas: Gerenciar todas as expectativas das partes interessadas.

Fase de monitoramento e controle:

• Gerenciamento de integração: Monitorar e controlar o trabalho do projeto e gerenciar as mudanças necessárias.
• Gerenciamento do escopo: Validar e controlar o escopo do projeto.
• Gerenciamento do tempo: Controlar o escopo do projeto.
• Gestão de custos: Controlar os custos do projeto.
• Gestão da qualidade: Monitorar a qualidade das entregas.
• Gerenciamento das comunicações: Monitorar todas as comunicações da equipe e das partes interessadas.
• Gerenciamento de aquisições: Manter-se atualizado sobre todas as aquisições necessárias.
• Gerenciamento das partes interessadas: Assumir a responsabilidade pelos compromissos das partes interessadas.

Fase de encerramento:

• Gestão da integração: Fechar todas as fases do projeto.
• Gestão de aquisições: Fechar todas as aquisições do projeto.

Expectativas das partes interessadas

As partes interessadas podem ser qualquer pessoa ou grupo com interesse investido no sucesso de um projeto, programa ou portfólio, incluindo membros da equipe, grupos funcionais, patrocinadores, fornecedores e clientes. As expectativas de todas as partes interessadas devem ser cuidadosamente identificadas, comunicadas e gerenciadas. Perder isso pode levar a mal-entendidos, conflitos e até mesmo ao fracasso do projeto.

Aqui estão algumas dicas para gerenciar as expectativas das partes interessadas.

• Monte uma equipe específica para os objetivos do projeto, garantindo que os membros da equipe tenham a combinação certa de habilidades e conhecimentos para entregar.
• Deixe tempo suficiente antes de um projeto para que as pessoas-chave se aprofundem e discutam questões e objetivos antes do início do projeto.
• Certifique-se de que o cronograma do projeto e as tarefas agendadas sejam realistas.

Escopo do projeto

Durante a fase de planejamento, todos os detalhes do projeto devem ser consolidados, incluindo metas, viabilidade de entrega, premissas, funções, tarefas, cronograma, orçamento, recursos, aspectos de qualidade, termos e assim por diante. O cliente e as principais partes interessadas trabalham juntos para solidificar e concordar com o escopo antes que o projeto possa começar. O escopo orienta o trabalho do projeto e qualquer alteração no escopo do projeto deve ser apresentada e aprovada como uma solicitação de alteração do escopo.

Orçamentos de projetos

Os orçamentos desempenham um papel importante no progresso de um projeto ou se ele pode ser concluído. Poucas empresas têm um orçamento ilimitado, portanto, a primeira coisa que as partes interessadas do projeto analisam para determinar se um projeto foi bem-sucedido ou falhou é o resultado final. Esse fato alimenta a pressão que os líderes de projeto e suas equipes enfrentam a cada dia que passa. Como tal, o gerenciamento de orçamento eficaz é uma área de foco principal para gerentes de projeto que valorizam suas carreiras. A seguir estão cinco estratégias para manter o controle do orçamento do seu projeto antes que ele sucumba a enormes custos excessivos:

• Compreender as verdadeiras necessidades e desejos das partes interessadas
• Orçamento para surpresas
• Desenvolver KPIs relevantes
• Revisitar, revisar, reprever
• Manter todos informados e responsáveis

Metodologias de gerenciamento de projetos

A maioria dos projetos é conduzida com base em uma metodologia específica para garantir os resultados do projeto com base em uma série de fatores. Como tal, escolher a metodologia certa de gerenciamento de projetos (PMM) é uma etapa vital para o sucesso. Existem muitas abordagens, muitas vezes sobrepostas, para o gerenciamento de projetos, sendo as mais populares, em cascata, ágil, híbrida, método de caminho crítico e gerenciamento de projetos de cadeia crítica, entre outras. O Agile, que inclui subvariantes como Lean e Scrum, está crescendo em popularidade e está sendo utilizado em praticamente todos os setores. Adotado originalmente por desenvolvedores de software, o agile usa ciclos de desenvolvimento curtos chamados sprints para focar na melhoria contínua no desenvolvimento de um produto ou serviço.

PMO x EPMO

As organizações bem-sucedidas codificam os esforços de gerenciamento de projetos sob uma organização guarda-chuva, seja um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) ou um escritório de gerenciamento de projetos corporativos (EPMO).

Um PMO é um grupo interno ou externo que define a direção, mantém e garante padrões, melhores práticas e o status do gerenciamento de projetos em uma organização. Os PMOs tradicionalmente não assumem um papel de liderança no alinhamento de objetivos estratégicos.

Um EPMO tem as mesmas responsabilidades de um PMO tradicional, mas com uma meta adicional de alto nível: alinhar todas as atividades de projeto, programa e portfólio com os objetivos estratégicos de uma organização. As organizações estão adotando cada vez mais a estrutura EPMO, em que os gerentes de projeto, programa e portfólio estão envolvidos em sessões de planejamento estratégico desde o início para aumentar as taxas de sucesso do projeto.

PMOs e EPMOs ajudam as organizações a aplicar uma abordagem padrão para conduzir projetos desde o início até o encerramento. Ao definir abordagens padrão, PMOs e EPMOs oferecem os seguintes benefícios:

• regras básicas e expectativas para as equipes de projeto
• uma linguagem comum para gerentes de projeto, líderes funcionais e outras partes interessadas que facilita a comunicação e garante que as expectativas sejam totalmente compreendidas
• níveis mais altos de visibilidade e maior responsabilidade em toda a organização
• maior agilidade na adaptação a outras iniciativas ou mudanças dentro de uma organização
• a capacidade pronta de identificar o status de tarefas, marcos e entregas
• indicadores-chave de desempenho relevantes para medir o desempenho do projeto

Funções de gerenciamento de projetos

Dependendo de vários fatores, como setor, natureza e escopo do projeto, equipe do projeto, empresa ou metodologia, os projetos podem precisar da ajuda de planejadores, analistas de negócios, analistas de inteligência de negócios, líderes funcionais e patrocinadores. Aqui está uma comparação das três funções principais dentro do PMO ou EPMO, todas em alta demanda devido a seus conjuntos de habilidades de liderança.

Gerente de projeto: Desempenha o papel principal no planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento de projetos individuais. As organizações podem ter um ou mais gerentes de projeto.

Gerente de programa: Supervisiona e lidera um grupo de projetos semelhantes ou conectados dentro de uma organização. Um ou mais gerentes de projeto geralmente se reportam ao gerente do programa.

Gerente de portfólio: Essa função está no nível mais alto de um PMO ou EPMO e é responsável por supervisionar o alinhamento estratégico e a direção de todos os projetos e programas. Os gerentes de programa normalmente se reportarão diretamente ao gerente de portfólio.

Certificação em gerenciamento de projetos

Projetos bem-sucedidos exigem gerentes de projeto altamente qualificados, muitos com treinamento formal ou certificações de gerenciamento de projetos. Alguns podem ter certificações profissionais de gerenciamento de projetos ou outras certificações do PMI ou de outra organização. As certificações de gerenciamento de projetos incluem:

PMP: Project Management Professional
CAPM: Certified Associate in Project Management
PgMP: Program Management Professional
PfMP: Portfolio Management Professional
CSM: Certified Scrum Master
CompTIA Project+ Certification
PRINCE2 Foundation/PRINCE2 Practitioner
CPMP: Certified Project Management Practitioner
Associate in Project Management
MPM: Master Project Manager
PPM: Professional in Project Management

Ferramentas de gerenciamento de projetos

O software e os modelos de gerenciamento de projetos aumentam a produtividade e a eficácia da equipe e preparam a organização para mudanças provocadas por projetos de alto impacto. O CIO.com compilou o melhor kit de ferramentas de gerenciamento de projetos, bem como algumas ferramentas de gerenciamento de projetos de código aberto para ajudá-lo a planejar, executar, monitorar e finalizar com sucesso seu próximo projeto de alto impacto.

O software de gerenciamento de projetos se enquadra em várias categorias. Algumas ferramentas são categorizadas como software de gerenciamento de projetos; outras são mais abrangentes, como o software de gerenciamento de portfólio de projetos (PPM). Alguns são mais adequados para pequenas empresas e outros para organizações maiores. Os gerentes de projeto também costumam usar gerenciamento de tarefas, gerenciamento de cronograma, colaboração, gerenciamento de fluxo de trabalho e outros tipos de ferramentas. Estes são apenas alguns exemplos de software de gerenciamento de projetos e ferramentas disponíveis para ajudar a simplificar o gerenciamento de projetos.

As ferramentas populares de gerenciamento de projetos incluem:

Asana
Changepoint
Clarizen
Planview
Mavenlink
Trello
Wrike

Habilidades de gerenciamento de projetos

Gerentes de projeto eficazes precisam de mais do que conhecimento técnico. A função também requer várias habilidades não técnicas, e são essas habilidades mais suaves que geralmente determinam se um gerente de projeto – e o projeto – será bem-sucedido. Os gerentes de projeto devem ter essas sete habilidades não técnicas: liderança, motivação, comunicação, organização, priorização, resolução de problemas e adaptabilidade. Também é benéfico ter uma mentalidade estratégica, experiência em gerenciamento de mudanças e desenvolvimento organizacional, agilidade e capacidade de resolução de conflitos, entre outras habilidades.

Cargos e salários em gerenciamento de projetos nos EUA

Até 2027, a demanda por gerentes de projeto crescerá para 87,7 milhões, de acordo com o PMI, mas essas contratações não serão todas de cargos de gerente de projeto. Embora os títulos mais genéricos sejam gerente de projeto, gerente de programa ou gerente de portfólio, cada função pode diferir dependendo do setor e da especialização. Há também coordenadores, planejadores e gerentes assistentes de projetos, entre outras funções.

Os gerentes de projeto historicamente receberam salários altos de mais de seis dígitos, dependendo da função, antiguidade e localização. O Indeed fornece uma lista pesquisável de salários de cargos, incluindo alguns salários anuais de gerenciamento de projetos que as empresas estão oferecendo para essas funções [base de salário anual e em dólares]:

Gerente de projeto: Salário base US$ 85.311, bônus US$ 13.500
Gerente do programa: US$ 85.796
Gerente de portfólio: US$ 100.742
Gerente de projeto de software/TI: US$ 106.568
Administrador do projeto: US$ 62.093
Planejador de projeto: US$ 69.528
Controlador de projeto: US$ 90.342
Controlador de documentos: US$ 74.899
Líder do projeto: US$ 130.689
Diretor de programa/projeto: US$ 101.126
Chefe do programa/projeto: US$ 128.827