Gestão de Projetos – Parte 1 – Concepção do Projeto
“Os Gestores fazem as coisas bem. Os lideres fazem a coisa certa.” Bennis , Consultor.
Definir Projeto.
do Lat. projectu
intento; plano; desígnio; redação provisória de lei, de um contrato, de estatutos, plano geral de uma obra; iniciativa.
Você deve estar se perguntando, projeto é muito bom, mas para que serve! Quando o ser humano planeja ele consegue realizar coisas alem da sua capacidade. Hoje em dia com o avanço da tecnologia, fica muito difícil controlar todos os acontecimentos de um projeto, então pode recorrer a tecnologia, com um sistema de gestão de projetos.
Primeiramente para um projeto dar certo, devemos definir o objetivo.
Definir objetivo de projeto
Agora que nos definimos o objetivo do projeto, fica aqui registrado o tripé que estrutura o mundo dos negócios, em particular dos requisitos obrigatórios para o sucesso de um projeto ou a gestão do mesmo.
1- Tomar decisões corretas
Uma clara definição dos objetivos e um detalhamento das mesmas concorre para o sucesso do projeto. É o caso clássico da compra do carro. Não apenas adianta decidir comprar um carro novo. Mas devemos descrever a cor, marca, modelo, potência, conforto, segurança, seguro, como vai ser usado, etc. Ao viajar, não basta apenas comprar uma passagem, ou encher o tanque. É preciso detalhar o roteiro da viagem, como vai ser cada dia da viagem. O detalhamento é essencial para o sucesso de qualquer projeto. Uma falta de uma assinatura, uma porta fechada, um parafuso fora do lugar revela o detalhamento que às vezes pode incorrer no sucesso ou fracasso de um projeto. Podemos fazer uma prancha de surf utilizando um certificado de qualidade mas no final concluir que não serve pois foi feita de cimento. Perguntas como por que não tivemos antes essa idéia antes ou como os clientes reagirão ? Valores, propósitos, missão, controle, e inovação, metas e resultados são conceitos de gestão que precisam estar embutidos na concepção e no andamento do projeto. A palavra chave inicial de qualquer projeto deve ser qualidade. Mas o que é qualidade??
TCQ
Total Quality Control – Controle da Qualidade Total significa satisfação das necessidades. Ao se vender um produto, não basta somente a cor, o preço ou o marketing. Basta satisfazer as necessidades, e muitas vezes encantar o cliente interno e externo. Levantamento ou estimativa dos recursos necessários, (o que preciso para realizar este projeto, quais os recursos, equacionamento e até muitas das vezes as necessidades ou problemas não passam apenas de oportunidades disfarçadas dever ser analisadas criteriosamente.
2- Trabalhar rapidamente
Na execução do projeto precisa saber se o mesmo pode ser realizado rapidamente, antes do prazo e antes do concorrente. Os projetos bem sucedidos tem como requisito básico ser realizado rapidamente. O nosso capital mais valioso e escasso é o tempo. Nos podemos comprar todo o material, contratar as melhores pessoas, ter o sistema de gestao mais sofisticado, mas não podemos comprar um segundo sequer que já passou. O desempenho e a rapidez nos processos produtivos e a divisão dos mesmos passou a ser fundamental para a execução e flexibilidade do projeto. A modularização facilita o controle e ajusta o projeto a ser executado dentro dos padrões definidos. Realizar e acompanhar várias tarefas simultaneamente, realizar mais com menos define o sucesso e o fracasso de um projeto.
3- Envolver as pessoas
As pessoas precisam estar envolvidas no projeto. O sucesso depende da participação das pessoas e no fluxo de informações tanto no nível vertical como horizontal. Muitas vezes a falta de informações do usuário do projeto compromete o mesmo. Nisto precisamos lembrar ou cobrar as metas, tarefas e objetivos do projeto, se possível colocar no papel ou no sistema para que possamos acompanhar a execução, detalhamento e o nível de conclusão. Avaliar o nível de comprometimento, aproveitar a criatividade, e até o clima organizacional muitas vezes são fatores decisivos no sucesso do projeto. Há empresas hoje em dia, principalmente do ramo de tecnologia, que colocam o seu capital intelectual como estratégia e como ativo da empresa. O capital intelectual ou o talento individual ou do grupo, muitas vezes define o sucesso de um projeto.
Atividades: Com base nos três itens citados acima, defina no mínimo 5 projetos que normalmente você sempre quis e que quer fazer com que o mesmo aconteça.
Exemplos:
Nome do Projeto – Parar de fumar
1- Tomar decisões corretas
Questionar: será que precisarei ir até ao médico, ou a um psiquiatra? Porque eu deveria parar de fumar? Eu quero realmente parar de fumar? Quais as opções de tratamento que têm dado mais resultado ultimamente? Pesquisar e consultar pessoas que pararam de fumar e as que continuam e porquê. Será que eu mesmo(a) descubro uma fórmula para parar de fumar?(Vou patentear esta fórmula);
2- Agir rapidamente
Questionar: Em quanto tempo eu posso parar de fumar, um, dois, três, seis meses ou um ano.Qual o tratamento mais rápido? Se este for o tratamento mais rápido será que é o que dá mais resultado? Vou fazer o possível para não “quebrar” (parar ou atrasar) o tratamento?
3- Envolver as pessoas
Questionar: Devo procurar o melhor especialista do ramo? Devo pedir ajuda à minha família, parentes e amigos? Será que eu preciso de motivação pessoal, como conseguir para parar de fumar?
A seguir seguem outros exemplos de projetos que você pode estar definindo para este exercício:
Nome do Projeto – Comprar um carro ou uma casa
Nome do Projeto – Melhorar meu relacionamento familiar
Nome do Projeto – Iniciar ou terminar o curso secundário, faculdade, pós graduação, doutorado, mestrado
Nome do Projeto – Conseguir um novo ou arrumar um emprego
Nome do Projeto – Fazer um curso ou pré vestibular
Nome do Projeto – Economizar x Reais em 1 ano
Nome do Projeto – Conhecer pelo menos uma nova pessoa por mês
Nome do Projeto – Pagar as dívidas em 6 meses
Nome do Projeto – Comprar roupas novas
Nome do Projeto – Ajudar a comunidade, associação ou igreja
Nome do Projeto – Ter uma nova profissão
Nome do Projeto – Sair de férias
Nome do Projeto – Aumentar em x% as vendas
Nome do Projeto – Fazer novos amigos
Nome do Projeto – Ler dois livros por mês
Escolha apenas 5 temas e em seguida , para cada tema preencha a tabela a seguir que está como exemplo:
Tabela 1
Tabela 2
Modelo de tabela de Definição de Projeto em branco:
Tabela 1
Tabela 2
Conclusão
Neste tutorial, mostrei como criar um modelo de projeto básico e como definir o objetivo, o tempo de conclusão e de implementação e os participantes. Também descrevi exatamente o que é um projeto e como e quando devemos utiliza-lo. Na próxima parte deste tutorial você aprenderá a definir e ter Motivação, Compromisso, Meta, Disciplina na execução de um projeto.