Gestão de Projetos – Parte 3

“Tudo o que você realiza ou deixa de realizar na vida é o resultado direto dos seus pensamentos.”

James Allen

 

Definir Tarefa e Anotação

De acordo com o dicionário Luft:

 

Tarefa 1.Trabalho a concluir com prazo determinado. 2. Trabalho empreitado. 3. Contrato de trabalho em que o salário se calcula peloserviço executado.

 

Anotação – 1.Tomar  nota de.  2. Apor notas, comentários.

 

Definindo Tarefa

Você deve estar se perguntando, mas eu sei tudo isto e ele esta repetindo. E está certo! Na verdade estou passando uma coisa que a maioria das pessoas fazem ou se não fazem é bom que comece a fazer de hoje em diante. Indiferente do ramo profissinal, quer seja vendedor, médico, presidente, professor, dona de casa, religioso,  etc, nós temos tarefas a executar. Nestas tarefas devem ser concluídas, isto é terminadas por completo, 100% e com um prazo determinado,  ou seja, com uma data para término, que sem ela a tarefa fica pendente podendo comprometer em parte ou anular totalmente um projeto. Você também já deve ter visto que este tutorial é bastante atualizado e diferente de tudo o que você já viu. Ele pretende fazer da pessoa o melhor projetista e gestor de projetos existente, se o mesmo seguir todas as orientações contidas. Para acompanhar  o desenvolvimento das tarefas você pode escrever no papel, ou usar um editor de textos, ou uma planilha, ou ainda sistemas existentes no mercado para controle de projetos. A seguir colocarei todos os itens necessários para o controle e execução de uma tarefa.

 

1. A data em que foi cadastrada a tarefa;

2. Nome da tarefa;

3. O nome do Projeto;

4. O nome do Cliente;

5. O nome do responsável pela execução da tarefa;

6. Prazo de Conclusão da tarefa;

7. Definir lembrete;

8. Custo da tarefa;

9. Status- Concluída ou pendente.

10.Prioridade da tarefa.

 

1. Data em que foi cadastrada a tarefa

 

É importante que você cadastre a data e se possível a hora em que foi proposta ou anotada a tarefa para que futuramente você possa cobrar de você ou de outros a tarefa. As pessoas ou você mesmo pode dizer, “mas eu não sabia disto”, ou “não passou por mim” ficam anuladas uma vez que você cadastra, e fica registrado o período em que o responsável ficou sabendo da tarefa.

 

2. Nome da tarefa

 

É altamente recomendável colocar um nome significativo e específico à tarefa uma vez que ela é identificada pela sua especificação. Evite colocar Nomes próprios ou que não tenham nada a ver com o contexto, tipo, Mariana, Diogo, porque quando uma pessoa for ver, não vai identificar de que se trata. Primeiro eu recomendo que coloque o nome da Tarefa, tipo ligar para, comprar, cotar, verificar, pintar, etc, sempre uma ação e em seguida colocar aonde deverá ser executada, ou seja aonde ela deverá estar, tipo para o cliente xx, o produto yy, o prédio ww, etc.

 

3. O nome do Projeto;

 

É interessante identificar o nome do projeto, numa vez que a mesma tarefa pode ser vista, aproveitada em outros projetos. Hoje em dia se usa muitas vezes a mesma estrutura para várias empresas (várias empresas no mesmo local físico) tipo escritório virtual. A mesma tarefa pode ser aproveitada em diversos projetos, por exemplo uma cotação de preços de material de escritório.

 

4. O nome do cliente;

 

Se for uma tarefa pessoal não precisa colocar. Mas se for um projeto para uma empresa específica recomendo colocar. Também se pode aproveitar  mas nem sempre é de praxe uma tarefa para outra empresa. O único caso em que esta tarefa não poderá ser feita dessa forma é quando se tem um contrato de exclusividade ou quando se coloca segredos industriais.

 

5. O nome do responsável pela execução da tarefa;

 

Pode-se colocar o nome de todos os participantes e do responsável, mas nunca deixar de colocar o nome do responsável pela tarefa. Tudo na vida depende de assumir risco e responsabilidades, por isso é importante definir quem vai se responsabilizar pela tarefa específica ou por todas do projeto.

 

6. Prazo de conclusão da tarefa;

 

Toda tarefa tem uma data prevista para termino.  Deve-se colocar uma data sempre se possível um pouco maior do que a realmente ocorre, porque deve-se levar em conta os atrazos e os imprevistos. Evite colocar datas muito curtas ou muito longas pois as mesmas podem comprometer o bom andamento do projeto. Se a sua empresa tiver alguma certificação, ficará melhor para acompanhar o andamento da tarefa.

 

7. Definir lembrete;

 

O lembrete pode ser um aviso telefônico, uma reunião, um e-mail ou um sms automático, uma carta, algo que faça que os participantes e o líder do projeto ficar conectado com o mesmo. Os avisos em tempo real, tipo e-mails automáticos e sms para celular são uma boa pedida uma vez que os mesmos têm baixo custo podem ser integrados ao sistema em tempo real. Por exemplo existem instituições financeiras que quando se altera um limite de um cliente, imediatamente o sistema envia um aviso (torpedo sms) para o gerente do banco.

 

8. Custo da tarefa;

 

Não é obrigatório, mas é importante. Pode-se colocar o custo estimado de um projeto, mas se o mesmo for bastante específico é interessante colocar. Por exemplo pode-se colocar custo para aquisição de um produto ou serviço, tipo tempo gasto para pesquisa, custo de ligações, entrega ou frete. É boa dica manter os custos fixos ou predeterminados e nunca extrapolar o previsto. Lembrando-se que uma escolha errada, quer seja de participantes, valores e missão podem  custar muito caro. Pode-se ter um controle de horas, se você receber por projeto se for um profissional liberal ou se tiver pessoas que recebam por “empreitada”.

 

9. Status – Concluída ou Pendente;

 

Quando se tem poucas tarefas a executar é fácil saber o seu status. Mas quando se tem por exemplo mais de 20, com vários projetos e vários responsáveis fica difícil. Se possível colocar o grau de realização da tarefa, fica mais fácil acompanhar a conclusão da mesma, tipo 25%. 50%, 75%, ou não iniciada e concluída. Por exemplo, um vendedor pode colocar um status para o fechamento de uma proposta para um cliente, como percentual de fechamento da proposta por parte do cliente em 75%.

 

10.Prioridade da tarefa.

 

Uma tarefa pode ser definida como Alta, Média ou Baixa em nível mais genérico. Mas deve-se levar em conta também que de acordo com a urgência pode-se colocar como Urgente, Urgentíssima. Uma tarefa importante para o projeto ou que tenha passado o limite de conclusão deve ser colocada como Alta ou Urgentíssima.

 

Definindo Nota

 

Agora que foi  definido as  tarefas do projeto, é interessante focarmos nas notas ou anotações que ficam registradas para o sucesso do projeto.

 

Você já deve ter visto por aí as chamadas caixinhas de sugestões. Pois bem, aquelas caixinhas são nada mais nada menos que um depósito de boas  idéias,  reclamações. Pois bem, você pode colocar suas  idéias  da mesma forma, guardando dentro de uma caixa, mas também pode se profissionalizar no tocante a elas e não somente usar como “amarelinhos” grudados ao monitor ou a parede para que viemos a recordar de fatos importantes.

 

Abaixo segue os alguns itens necessários à Nota:

 

1. Data da anotação;

 

2. Tipo de anotação;

Pode ser um recado, uma curiosidade, um telefone que foi anotado durante uma ligação telefônica, uma sugestão, uma idéia que surgiu no momento, um problema que pode vir a ocorrer, um recado, um site interessante ou necessário,  uma anotação pessoal, senhas (se somente a pessoa acessar a anotação).

 

3. Autor da nota.

 

Abaixo segue um modelo para controle de tarefas e anotações:

 

Conclusão:

Neste tutorial, mostrei e defini tarefa e anotação. Descrevi também exatamente como funciona cada um e quando devemos utiliza-lo. Na próxima parte deste tutorial você aprenderá a definir os participantes de um projeto.