O gerenciamento correto da TI começa com o dimensionamento correto da TI para obter valor

Se você quiser ouvir um grande número que resume um dos principais enigmas que os líderes de TI enfrentam hoje, é este: o Consórcio para a Qualidade da Informação e do Software (CISQ) estima que o custo anual da má qualidade do software nos EUA cresceu para pelo menos US$ 2,41 trilhões, ou 9,4% do PIB total.

A implicação do quadro geral é que, se os CIOs fizessem a TI da maneira certa, poderíamos economizar trilhões de dólares em uma base macro. Mas aqui está o problema: apesar do título de CIO existir há 42 anos, o que os CIOs deveriam fazer continua sendo objeto de debate acalorado. Podemos – vivendo na era digital, trabalhando em uma economia da informação – dizer sem ambiguidade: “A empresa X está gerenciando a TI corretamente e a organização Z está gerenciando a TI de maneira errada?” Existe um espectro mensurável de “TI certo/TI errada”?

A realidade é que, em uma economia em que cada tarefa, processo e resultado depende do funcionamento adequado de alguma combinação de componentes tecnológicos, a responsabilidade atribuída ao CIO é potencialmente infinita. Assim, muito do que constitui uma boa liderança de TI hoje é determinar para onde o esforço de TI deve ser direcionado, dadas as possibilidades ilimitadas.

Explorando o patrimônio de TI

Curvando-me à pressão do zeitgeist contemporâneo, não resisti e perguntei ao ChatGPT: “Onde os CIOs deveriam gastar seu tempo?”

O ChatGPT apresentou 10 áreas nas quais os líderes de TI devem concentrar seus esforços:

• Estratégia e alinhamento
• Inovação e tecnologias emergentes
• Transformação digital
• Cibersegurança e gestão de riscos
• Gestão de fornecedores e parcerias
• Gestão de talentos e liderança
• Engajamento das partes interessadas
• Aprendizado contínuo
• Governança de TI e gestão de desempenho
• Conformidade regulatória e do setor

Essa é uma lista muito boa, com as bases mais tocantes. Mas, como você pode esperar de nossa amiga IA generativa, falta urgência e o suco humano da política organizacional. Falta alma.

Preocupado com o fato de meu trabalho como CIO Whisperer estar ameaçado por uma interface de bate-papo de IA, decidi obter algumas evidências diretas não algorítmicas. Pedi a um grupo de executivos que completassem a seguinte frase: “Os CIOs devem gerenciar…”. Em seguida, fiz o que pensei ser uma pergunta esclarecedora: “Pelo que os CIOs são responsáveis?”

A sempre prática e realista Cheryl Smith, ex-CIO da McKesson (Fortune 7) e West Jet (2ª maior companhia aérea do Canadá), autora de “The Day Before Digital Transformation: Unlocking digital transforming for business leader”, e palestrante convidada em Digital Transformation Execution para os cursos de mestrado em TI da George Mason University, na Virgínia (EUA), acredita que os CIOs in situ podem economizar milhões de dólares para suas organizações fazendo o básico de TI corretamente.

No final da década de 1990 – quando Smith era responsável pelos sistemas internos da Verizon, reportando-se ao CIO Ralph Szygenda, que mais tarde se tornou CIO da General Motors – ela instruiu seu pessoal: “Não imprima nenhum relatório. Pare de imprimir quaisquer relatórios”.

Naquela época não havia nada on-line. Quando um executivo entrou e gritou “Onde está meu relatório?”, a equipe descobriu qual era o aplicativo e quem era o responsável. “Descobrimos toneladas de coisas com as quais ninguém se importava”, diz Smith.

Essa experiência, ela acrescenta, ressalta uma das fontes mais ricas de valor de TI de baixo custo: desligar aplicativos desnecessários. As organizações têm muito software.

Embora nunca tenhamos uma métrica de TI universalmente aceita, podemos, como ponto de partida, parar de gastar dinheiro em TI de que não precisamos.

Lidando com o excesso

O gerenciamento financeiro de TI — às vezes chamado de FinOps — é negligenciado em muitas organizações. Um número surpreendente de organizações não tem um controle muito bom dos recursos de TI que estão sendo usados. Outra maneira de dizer isso é: os executivos não sabem em que TI estão gastando dinheiro.

Os CIOs precisam tornar os gastos de TI totalmente transparentes. Os executivos precisam saber quais são os custos de mão de obra, quais são os custos de aplicativos e quais são os custos de hardware e software que suportam esses aplicativos.

A organização precisa saber tudo o que acontece – todos os dias, todos os meses, todos os anos. Os recursos de TI precisam ser combinados com as unidades de negócios. A TI e a unidade de negócios precisam ter discussões francas sobre a importância desse recurso de TI para eles — é o nível um? Dois? Nível trinta?

No espaço de gerenciamento de dados é a mesma história. As organizações têm muitos dados. Pare de pagar para armazenar dados que você não precisa e não usa. Atle Skjekkeland, CEO da Infotechtion, sediada na Noruega, e John Chickering, ex-executivo de nível C da Fidelity, insistem que as organizações “definam seus dados prioritários, descubram o que são, protejam-nos e eliminem o resto”.

Uma regra geral usada pela comunidade de gerenciamento de informações – imagine AIIM, ARMA, NARA – é que cerca de 68% dos dados armazenados são lixo, aproximadamente 25% têm valor, 5% estão sujeitos a requisitos de retenção regulamentares e 2% estão sujeitos à retenção legal.

Por que você está pagando um prêmio de 200% pelo armazenamento de dados, sem falar em tudo o que é necessário, gerenciamento e manutenção, se mais de dois terços de seus dados são irrelevantes?

Em suma

Não fiquei totalmente surpreso com o fato de as respostas à minha pesquisa de opinião do CIO terem sido amplas, variadas e dependentes da situação. Afinal, os CIOs das empresas de alto desempenho não sofrem com o Group Think. Eles estão cientes das tendências gerais, mas se concentram na elaboração de estratégias e táticas sob medida otimizadas para sua situação específica.

Mas se há algo em comum entre suas respostas, é que os líderes de TI não podem ser vítimas das responsabilidades potencialmente infinitas da TI hoje. A racionalização é uma ação central de TI. Suas partes interessadas devem saber onde e por que os recursos de TI são alocados — e qual é o custo de manter um status quo que não produz valor adequado.